Настоящая политика распространяется на все сервисы и адреса KLOXA, независимо от того, каким путём Вы к ним пришли. Она написана для трёх категорий читателей: владельцев бизнеса и пользователей системы, их клиентов и посетителей сайта. Она составлена в соответствии с Законом о защите частной жизни (חוק הגנת הפרטיות), 1981, с последующими поправками, включая поправку № 13, и Положением о защите частной жизни (безопасность информации) (תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע)), 2017. Политика является частью Условий использования.

На какие сервисы и адреса распространяется настоящий документ

Сайт KLOXA - kloxa.io
Система управления - workspace.kloxa.io
Мобильное приложение KLOXA
Публичные страницы - kloxa.one: формы, документы, страницы бизнеса и формы обратной связи
Почтовые адреса и адреса приёма документов - kloxa.co.il
Любой другой адрес в доменах KLOXA (kloxa.io, kloxa.one, kloxa.co.il)
Обращения и сообщения, отправляемые от имени KLOXA или через неё по электронной почте, в SMS и в WhatsApp

Сервисы предоставляются компанией KLOXA Ltd., регистрационный номер 517336467 (далее - «KLOXA» или «мы»). Во всех сервисах действует один и тот же текст, и никакой другой текст не имеет над ним приоритета.

Два вида информации и две разные ответственности

Информация о владельцах бизнеса, пользователях и посетителях - данные, которые передаются при открытии учётной записи, при использовании сервисов и при посещении сайта. В отношении этой информации KLOXA является контролирующей стороной (בעלת השליטה) базы данных и отвечает за неё.
Информация, которой бизнес управляет в системе - его клиенты, сотрудники, поставщики, формы и документы. Эта информация принадлежит бизнесу, и бизнес является её контролирующей стороной. KLOXA является исключительно держателем (מחזיק): она хранит и обрабатывает информацию для бизнеса и по его указаниям, в соответствии с Соглашением об обработке информации, и не использует её в собственных целях. Бизнес отвечает за законность сбора информации, за предоставление необходимых уведомлений и за получение согласий.
Если Вы получили ссылку от бизнеса, заполнили форму, поставили подпись или оставили свои данные - информация передана бизнесу, и именно бизнес решает, что с ней делать. Вопросы и просьбы, касающиеся этой информации, сначала направляются бизнесу.

Что собирается

При открытии учётной записи: имя, адрес электронной почты, номер телефона и пароль, а также данные бизнеса (название, номер предпринимателя или регистрационный номер компании, адрес и сфера деятельности). Пароль хранится в виде, не подлежащем восстановлению, поэтому даже мы не можем его увидеть.
При оплате сервиса: данные об оплате и договорных отношениях. Данные кредитной карты, если они передаются, передаются напрямую поставщику платёжных расчётов и не хранятся у нас полностью.
При использовании системы: документирование действий - кто выполнил действие, какое, над чем, когда и с какого экрана. Документирование предназначено для безопасности и аудита и защищено от изменения и удаления.
В форме, отправленной бизнесом: ответы, прикреплённые файлы и подпись. При подписи сохраняются также время подписания, сетевой адрес и данные браузера - как доказательство того, что подпись была поставлена.
В форме обратной связи или при оставлении контактных данных: переданные данные, такие как имя, телефон, адрес электронной почты и сообщение.
В документах, отправляемых на адреса приёма (по электронной почте или в WhatsApp): файл, номер телефона или адрес отправителя и время отправки.
На странице бизнеса: подсчитываются просмотры и нажатия, а также то, из какой кампании Вы пришли. Подсчёт не идентифицирует Вас.
На сайте KLOXA (kloxa.io): посещения подсчитываются анонимно через Umami Cloud - какие страницы просмотрены и с устройства какого типа, без файлов cookie и без Вашей идентификации.
При обращении в поддержку или при сообщении о проблеме: содержание обращения и переданные Вами контактные данные.
Техническая информация: сетевой адрес, данные браузера и устройства, а также информация о сбоях - в целях безопасности, предотвращения злоупотреблений и выявления неисправностей.
Из внешнего источника: только из источника, который бизнес подключил самостоятельно, например обращения из рекламных форм в Facebook, Instagram или Google. Мы не покупаем списки.

По закону Вы не обязаны предоставлять нам информацию. Без некоторых данных, таких как адрес электронной почты или телефон, мы не сможем открыть учётную запись или предоставить сервис.

Информация, получаемая из Facebook и Instagram (Meta)

Бизнес может подключить свою страницу Facebook к KLOXA, чтобы обращения из рекламных форм (Lead Ads) в Facebook и Instagram поступали непосредственно в его систему. Информация поступает только после того, как администратор страницы подтвердил подключение в Facebook, и только в пределах разрешений, которые он подтвердил.

Что поступает при подключении страницы: название страницы и идентификатор страницы, идентификатор Facebook того, кто подключил страницу (идентификатор, уникальный для нашего приложения), и токен доступа к странице. Список страниц, которыми управляет администратор, показывается ему только для того, чтобы он выбрал, какую страницу подключить, и не сохраняется.
Токен доступа хранится в зашифрованном виде, используется только для получения обращений и для ежедневной проверки исправности подключения и никому не показывается - в том числе и бизнесу. Личный токен доступа администратора страницы не сохраняется.
Что поступает с каждым обращением: ответы, которые обратившийся заполнил в рекламной форме, например имя, телефон, адрес электронной почты и ответы на дополнительные вопросы, а также идентификатор обращения, идентификатор и название формы и то, поступило ли обращение из Facebook или из Instagram.
Зачем: чтобы передать обращение бизнесу, разместившему рекламу, отнести его к его кампании и не допустить повторного приёма того же обращения. Это единственное использование информации.
Чего нет: мы не получаем и не храним никакой другой информации из Facebook - ни публикаций, ни друзей, ни сообщений, ни данных профиля. Мы не используем информацию для рекламы, не продаём её и не передаём никому, кроме бизнеса, которому было отправлено обращение.
Как долго: обращение принадлежит бизнесу, разместившему рекламу, и хранится у него, как любое другое обращение, пока бизнес его хранит. Токен доступа хранится, пока подключение активно, и немедленно удаляется при отключении подключения. Идентификатор Facebook того, кто подключил страницу, удаляется по запросу на удаление данных. Название страницы и идентификатор страницы сохраняются в истории подключений бизнеса как часть аудиторской документации.
Как удалить: владелец бизнеса может в любой момент отключить страницу прямо в системе. Администратор страницы может удалить приложение KLOXA в настройках Facebook (Настройки и конфиденциальность, Настройки, Бизнес-интеграции) или запросить удаление данных через Facebook. Любой человек может также подать запрос на странице Удаление данных.

Информация, полученная от Meta, используется в соответствии с условиями платформы Meta.

Подключение почтового ящика (Gmail / Microsoft)

Когда владелец бизнеса подключает свой почтовый ящик (Gmail или Microsoft Outlook) к KLOXA, система получает разрешение только на чтение (gmail.readonly / Mail.Read). Разрешение используется исключительно с одной целью: находить в ящике счета и квитанции поставщиков и импортировать их во входящие модуля расходов бизнеса. KLOXA не отправляет, не удаляет и не изменяет сообщения.

К чему мы обращаемся: KLOXA ищет в ящике только те сообщения, в теме которых встречаются слова, относящиеся к счёту или квитанции, и только начиная с даты, выбранной бизнесом. В каждом таком сообщении она читает само сообщение, прикреплённые к нему файлы и ссылку для скачивания счёта, если она там есть. Другие сообщения не открываются.
Что сохраняется: только файл счёта или квитанции, найденный в сообщении (вложенный файл, файл, скачанный по ссылке, или PDF тела сообщения, когда счётом является само тело сообщения), адрес отправителя, идентификатор сообщения и время его получения. Тема и тело сообщения не сохраняются. Полное сообщение находится во временном хранилище только на время обработки и сразу после неё удаляется.
Для чего используется: файл читается автоматически, иногда с помощью поставщика искусственного интеллекта, чтобы определить поставщика, дату и суммы, и попадает во входящие бизнеса для подтверждения. Информация используется только для предоставления этого сервиса бизнесу, подключившему ящик. Она не используется для рекламы, построения профилей или решений о кредитах и займах и не продаётся.
Кому передаётся: только поставщикам услуг, необходимым для работы сервиса, - инфраструктуре хранения и поставщику искусственного интеллекта, обрабатывающему файл по нашему указанию. Субисполнитель для чтения документов - Anthropic. Сам документ (полный файл или извлечённый из него текст, но не сообщение) отправляется ему только тогда, когда автоматическое чтение не смогло определить обязательное поле, и он обязан по соглашению не использовать информацию для обучения или улучшения своих моделей. Сама KLOXA не использует информацию пользователей Google для разработки, улучшения или обучения общих моделей искусственного интеллекта или машинного обучения. Информация не передаётся никаким другим лицам, кроме случаев, когда этого требует закон.
Как она защищена: соединение с Google и Microsoft зашифровано, токены доступа хранятся в зашифрованном виде, файлы хранятся в зашифрованном виде, а доступ сотрудников KLOXA ограничен и документируется.
Как долго: импортированный документ принадлежит бизнесу и хранится у него, пока бизнес его хранит. Файл, оказавшийся не бухгалтерским документом, автоматически удаляется через 30 дней. Токены доступа хранятся только пока подключение активно, а при отключении подключения они отзываются у Google или Microsoft и немедленно удаляются.
Как отключить и удалить: владелец бизнеса может в любой момент отключить ящик прямо в системе, и с этого момента сообщения больше не читаются. Доступ можно также отозвать в настройках учётной записи Google (Безопасность, Приложения и сервисы сторонних разработчиков) или в учётной записи Microsoft. Любой человек может также подать запрос на странице Удаление данных.

Использование KLOXA информации, полученной из Google APIs, и её передача любому другому приложению будут соответствовать Google API Services User Data Policy, включая требования Limited Use. Использование необработанных или производных пользовательских данных, полученных из Google Workspace APIs, будет соответствовать Google User Data Policy, включая требования Limited Use.

Приём счетов в WhatsApp

KLOXA использует один номер WhatsApp для приёма счетов и квитанций поставщиков под названием "KLOXA קליטת חשבוניות" (KLOXA - приём счетов). Это автоматический бот с одной задачей: получить документ и поместить его во входящие бизнеса. Он не ведёт диалог, а его ответы отправляются автоматически, а не человеком.

Кто может отправлять: только телефон, который владелец бизнеса привязал с помощью одноразового кода, созданного в системе. Один телефон может быть привязан к нескольким бизнесам, и тогда бот спрашивает, к какому бизнесу относится документ.
Что сохраняется: отправленный файл (документ или изображение), номер телефона отправителя, идентификатор сообщения и время отправки. Файл попадает во входящие бизнеса и хранится у него, как любой загруженный документ.
Что не сохраняется: текстовые сообщения, аудиозаписи, видео, местоположение и контакты не принимаются и не сохраняются. С непривязанного телефона не сохраняется ничего.
Как читается документ: система читает файл автоматически, иногда с помощью поставщика искусственного интеллекта, чтобы определить поставщика, дату и суммы. Содержимое используется только для приёма документа для бизнеса, которому он отправлен.
Как долго: документ принадлежит бизнесу и хранится у него, пока бизнес его хранит. Данные файла, ожидающего выбора бизнеса, включая номер телефона, удаляются не позднее чем через 30 дней после того, как выбор был завершён или утратил силу.
Как отключить: владелец бизнеса может в любой момент отменить привязку телефона прямо в системе, и с этого момента бот не принимает от него документы для этого бизнеса. Любой человек может также подать запрос на странице Удаление данных.

Сообщения проходят через платформу WhatsApp Business компании Meta, и её использование осуществляется в соответствии с условиями Meta для бизнеса.

Зачем мы используем информацию

Чтобы предоставлять сервисы, открывать и вести учётную запись, выставлять за них счета и поддерживать пользователей.
Чтобы выполнять действия, которые бизнес запрашивает в системе, для него и по его указаниям.
Чтобы обеспечивать безопасность сервисов, предотвращать мошенничество и злоупотребления и документировать действия для целей аудита.
Чтобы выявлять неисправности и улучшать сервисы на основе совокупных данных, не идентифицирующих человека.
Чтобы отправлять служебные сообщения, существенные обновления и уведомления, касающиеся учётной записи.
Чтобы отправлять маркетинговые материалы от имени KLOXA - только тем, кто на это согласился, и с возможностью отказа в каждом сообщении.
Чтобы выполнять обязанности, предусмотренные законом, в том числе обязанности в области бухгалтерского учёта, налогов и хранения записей, и защищать наши права в судебном процессе.

Что сохраняется в браузере и на устройстве

Предпочтение отображения (светлое или тёмное), язык и предпочтения панели доступности.
Черновик формы, которую Вы начали заполнять, но не отправили, чтобы Вы не потеряли написанное. Он сохраняется только на Вашем устройстве и удаляется при отправке формы. Для формы, отмеченной как конфиденциальная, черновик не сохраняется вообще.
Данные для входа в систему, для тех, кто выполнил вход.
Источник перехода на страницу бизнеса (кампания), только на время посещения.
Рекламных файлов cookie и отслеживания между сайтами нет. На сайте KLOXA посещения подсчитываются анонимно (Umami), без файлов cookie. Подробности - в Политике использования файлов cookie.

Где хранится информация и как она защищена

База данных и хранилище файлов находятся на серверах в Израиле. Некоторые поставщики услуг, например электронной почты, сообщений, сетевой защиты, подсчёта посещений сайта и искусственного интеллекта, могут обрабатывать информацию за пределами Израиля, как подробно указано в разделе «Кто может получить доступ и кому передаётся информация».
Каждый бизнес изолирован от других, и доступа между бизнесами нет.
Чувствительные поля хранятся в зашифрованном виде: удостоверение личности, суммы заработной платы, данные банковского счёта, подписи и формы, отмеченные как конфиденциальные. Они показываются частично, а полный показ требует двухэтапной аутентификации и документируется.
Трафик шифруется, доступ определяется разрешениями, а необычная активность отслеживается.
Данные ежедневно резервируются, а процесс восстановления проверяется.
Ни одна система не защищена абсолютно. В случае серьёзного инцидента безопасности мы будем действовать в соответствии с законом, в том числе сообщим Управлению по защите частной жизни (הרשות להגנת הפרטיות) и уведомим пострадавшие бизнесы.

Кто может получить доступ и кому передаётся информация

Владелец бизнеса и те, кому он предоставляет разрешение. Объём доступа определяет он.
Сотрудники KLOXA - доступ к данным бизнеса ограничен, осуществляется только в целях поддержки, безопасности или обслуживания и документируется у бизнеса, так что он может увидеть его сам.
Поставщики услуг - поставщики инфраструктуры и хранения, платёжных расчётов, электронной почты, SMS, WhatsApp, сетевой защиты и анонимного подсчёта посещений сайта (Umami), а также поставщик искусственного интеллекта, обрабатывающий документы, формы и сообщения только тогда, когда пользователь запускает действие на основе искусственного интеллекта (например, приём документа или составление ответа). Они действуют по нашим указаниям, обязаны соблюдать конфиденциальность и безопасность и не вправе самостоятельно использовать информацию.
Органы власти - только как того требует закон или по распоряжению компетентного органа.
Слияние или продажа - если деятельность KLOXA перейдёт к другой организации, информация перейдёт к ней на тех же условиях защиты.
Мы не продаём информацию и не передаём её третьим лицам в маркетинговых целях.

Если поставщик услуг обрабатывает информацию за пределами Израиля, передача осуществляется только в соответствии с Положением о защите частной жизни (передача информации в базы данных за пределами государства) (תקנות הגנת הפרטיות (העברת מידע אל מאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה)), в государство, обеспечивающее надлежащий уровень защиты информации, или на основании соответствующего обязательства поставщика.

Как долго хранится информация

Данные бизнеса хранятся, пока учётная запись активна. Мы не удаляем данные бизнеса автоматически.
Информация, переданная бизнесу, хранится, пока бизнес её хранит, с учётом закона, который на неё распространяется.
Документирование изменений данных хранится длительное время и не удаляется, как часть требования об аудите. Документирование одного лишь просмотра удаляется по истечении определённого срока.
Документы и записи, которые обязательно хранить по закону, хранятся в течение срока, установленного законом.
После закрытия учётной записи данные можно экспортировать. Их удаление производится по запросу и с учётом обязанностей по хранению, установленных законом.

Ваши права

Знакомиться с информацией, хранящейся о Вас, исправлять информацию, которая неверна, неполна, неясна или не актуальна, и просить удалить информацию - в соответствии с Законом о защите частной жизни и с учётом обязанностей по хранению, установленных законом.
Возражать против прямой рассылки и отказаться от маркетинговой рассылки через ссылку в конце каждого сообщения или обратившись к нам.
Владелец бизнеса может в любой момент экспортировать данные бизнеса в Excel или PDF, не обращаясь к нам.
Передавали информацию бизнесу? Сначала обратитесь к бизнесу, поскольку это его информация. Мы поможем ему выполнить Вашу просьбу, а также можно обратиться и к нам.
Мы ответим на просьбу в срок, установленный законом. Возможно, мы попросим подтвердить Вашу личность, прежде чем предоставить или удалить информацию.
Если Вы не получили удовлетворительного ответа, можно обратиться в Управление по защите частной жизни (הרשות להגנת הפרטיות) при Министерстве юстиции.

Несовершеннолетние

Сервисы предназначены для владельцев бизнеса и не предназначены для открытия учётной записи лицами, которым ещё не исполнилось 18 лет. Бизнес, который ведёт информацию о несовершеннолетних, например об учениках или пациентах, обязан получить необходимые согласия от родителя или опекуна.

Изменения в политике

Настоящая политика может обновляться. Обязательной является редакция, опубликованная на этой странице, с номером версии и датой обновления в её конце. О существенном изменении пользователи будут уведомлены заранее сообщением в системе или по электронной почте.

Обращение к нам

По любым вопросам о конфиденциальности и для реализации Ваших прав: [email protected]

Ответственный за защиту частной жизни в KLOXA: [email protected]

KLOXA Ltd. · регистрационный номер 517336467